Module M1B : Administration avancée

• Préparer une base avec quelques contacts, quelques produits dans le domaine professionnel de l'entreprise clientes, quelques factures.
• Préparer un pdf de CGV

CLOCK Durée : 5mn

1. Tour de table, présentation des stagiaires et rappel de leur fonction dans l’entreprise.
2. Rappel des objectifs de la formation : Atteindre un niveau expert dans l'administration des bases de données Gestan.
3. Préciser que le module 1B est conçu en continuité du module 1A et qu'il comporte une possibilité d'approfondissement des points abordés pour le module 1A avec des questions liées à l'usage des fonctions

CLOCK Durée : 40 mn.

Action formateur : ⇒ Dans un créneau de temps maximum de 10 minutes, répondre à toute question portant sur les points abordés sur ce sujet dans le module 1A :

• Les fichiers HFSQL
• L'organisation des répertoires de Gestan
• L'organisation de la sauvegarde en mode Classique

Support pédagogique : schéma de principe

Action formateur :

1. Expliquer le mode de fonctionnement client/serveur
2. Expliquer les gains attendus : temps de réponse, prise en compte de parcs de machines hétérogènes, protection des données, sauvegardes, accès depuis Internet, accès mobile (et web)
3. Évoquer rapidement le mécanisme du serveur spare et des fermes de serveurs
4. Réversibilité de l'option toujours possible.
5. Détailler les recommandations de sécurité pour faire face aux possibles manipulations erronées (effacement accidentel) ou tentatives de malversations
6. Présenter le mécanisme de protection dans le cas d'usage d'un fichier USER falsifié

☛ Gestan s'adapte aux différentes configurations d'entreprises

Action stagiaires :

1. Ecoute active

Support pédagogique : programme d'installation du serveur HFSQL, et paramétrage standard d'un utilisateur non administrateur :

Action formateur :

1. sélectionner un stagiaire qui pourra partager son écran, et procéder à l'installation du serveur HFSQL
2. procéder aux réglages du serveur HFSQL (réglage mémoire et emplacement physique en particulier)
3. l'installation effectuée, procéder à l'importation d'une base HFSQL et au paramétrage de Gestan pour fonctionnement sur cette base
4. procéder à la création d'un utilisateur non administrateur, et régler les droits pour cet utilisateur en détaillant ces droits.

☛ Vérifier que les stagiaires savent retrouver l'emplacement physique de leurs données

Action stagiaires :

1. le stagiaire installe le serveur HFSQL en étant accompagné dans tout le processus par le formateur

Action formateur :

1. Après l'installation, présenter les fichiers système des serveurs HFSQL, et notamment les fichiers stockant les utilisateurs, mots de passe, et droits sur les bases HFSQL.

CLOCK Durée : 40 mn.

Support pédagogique : Écran de paramétrage général de Gestan, onglet Entreprise

Action formateur :

• Répondre à toute question portant sur les points abordés à ce sujet dans le module 1A
• Expliquer l'utilisation des paramètres : code APE, régime fiscal, régime d'imposition, non-assujettissement TVA (détailler si tel est le cas), spécification Import/Export (détailler si tel est le cas),
• Expliquer l'utilisation du n° ICS (cas des prélèvements SEPA. Détailler si tel est le cas)
• Expliquer l'utilisation de la case “Régime Canada” (détailler si tel est le cas)
• Expliquer l'utilisation d'un certificat numérique pour signer numériquement les pdf

Action stagiaire :

1. Ecoute active

Support pédagogique : Écran de paramétrage général de Gestan, onglet Contact

Action formateur :

• Répondre à toute question portant sur les points abordés à ce sujet dans le module 1A
• Expliquer les différents mode de gestion des contrats
• Le cas échéant : expliquer le fonctionnement de la gestion des adhésions
• Le cas échéant : expliquer le paramétrage des versements

Action stagiaire :

1. Ecoute active

Support pédagogique : Écran de paramétrage général de Gestan, onglet Pièces

Cette section est très dense, à cause de la multiplicité des paramètres disponibles. Parcourir systématiquement l'ensemble des paramètres, s'assurer que les stagiaires comprennent l'utilité du paramètre, mais ne détailler par un exemple que si l'usage du paramètre est envisagé dans l'entreprise.

Action formateur :

• Répondre à toute question portant sur les points abordés à ce sujet dans le module 1A
• Détailler le fonctionnement des paramètres non abordés dans le module 1A : onglet “Options générales”
• Détailler le fonctionnement des paramètres non abordés dans le module 1A : onglet “Options par type”
• Détailler le fonctionnement des paramètres non abordés dans le module 1A : onglet “Couleurs et logos” et “Entête de pièces” (fonctionnement des logos)
• Parcourir le fonctionnement des paramètres onglet “Bas de page” (pour mémoire)

Action stagiaire :

1. Ecoute active

Support pédagogique : Écran de paramétrage général de Gestan, onglet Produits/stocks

Action formateur :

• Répondre à toute question portant sur les points abordés à ce sujet dans le module 1A
• Détailler le fonctionnement des paramètres non abordés dans le module 1A : sous-familles, rayons, nomenclatures, gestion des DEEE, produits-modèle, gestion des lots de fabrication, gestion des équivalences.

Si utilisation de la gestion des stocks :

• Paramétrage (et cas d'usage) des stocks négatifs
• Expliquer la gestion des stocks par emplacements, et la gestion des niveaux par emplacements
• Les différents niveaux d'alerte de réapprovisionnement, et le destinataire des alertes
• L'évaluation des stocks : en PEPS v/s CUMP
• Gestion des numéros de série sur les mouvements de stock
• Gestion du réapprovisionnement : expliquer les différents objectifs possibles, le choix du stock de référence et du nombre de jour de délai pour le calcul

Action stagiaire :

1. Ecoute active

Support pédagogique : Écran de paramétrage général de Gestan, onglet Action/Inters/Projets

Action formateur :

• Répondre à toute question portant sur les points abordés à ce sujet dans le module 1A
• Détailler : utilisateur cible des alertes, durée par défaut des journées/homme.

Action stagiaire :

1. Ecoute active

Support pédagogique : Écran de paramétrage général de Gestan, onglet Machines

Action formateur :

• Répondre à toute question portant sur les points abordés à ce sujet dans le module 1A
• Détailler la gestion des machines de type véhicules
• Présenter le bon de prise en compte
• La gestion des dépôts de garantie de location
• La gestion des kits (locations)

Action stagiaire :

1. Ecoute active

Support pédagogique : Écran de paramétrage général de Gestan, onglet Divers

Action formateur :

• Répondre à toute question portant sur les points abordés à ce sujet dans le module 1A (temps de travaux, notamment)
• Les options de journalisation des connexion, de restriction d'autorisation réseau, de message de déconnexion
• L'utilisation d'un proxy HTTP

Action stagiaire :

1. Ecoute active

Action formateur :

• Répondre à toute question portant sur les points abordés à ce sujet dans le module 1A

Action stagiaire :

1. Ecoute active

Support pédagogique : écran liste + fiche des anomalies

Action formateur :

1. Présenter les différents modes de gestion des anomalies
2. Faire la démonstration des deux modes de gestion

Action stagiaires :

1. Créer et modifier des anomalies selon le mode retenu pour l'entreprise

CLOCK Durée : 20 mn.

Action formateur : ⇒ Dans un créneau de temps max de 15 minutes, répondre à toute question portant sur les points abordés sur ce sujet dans le module 1A :

• Le référentiel (pays, codes postaux, équivalences d'unités, etc.)
• La gestion des extensions de Gestan
• Vérification du paramétrage comptable

Support pédagogique : écran de gestion des connexions

Action formateur :

1. Présenter le concept de la gestion multi-entreprise
2. Les différents type de connexion
3. Création d'une base de test

☛ Les données des différentes bases sont totalement séparées : avantages et inconvénients de cette solution

Action stagiaires :

1. Créer une connexion pour une nouvelle entreprie

Support pédagogique : écran de gestion des champs complémentaires

Action formateur :

1. Présentation du concept
2. Démonstration pour les contacts, pour chaque type de champs

☛ Les champs complémentaires sont bien affichés dans les tables

Action stagiaires :

1. Créer des champs complémentaire pour tout autre fichier que CONTACT

Support pédagogique : écran “Paramétrage des fenêtres de remplacement”

Action formateur :

1. Présenter le concept des états et écrans de remplacement, et effectuer la démonstration d'un état de remplacement
2. Présenter le concept des onglets supplémentaires, et effectuer le démonstration via une extension qui l'utilise.

Action stagiaires :

1. Écoute active

Support pédagogique : écran

Action formateur :

1. Présenter les possibilités de traduction des libellés pièces (et usage détourné possible)
2. Présenter les possibilités de traduction des messages et courriers-type (avec utilisation des messages <tous>)
3. Présenter les possibilités de traduction des autres libellés. Prendre l'exemple des libellés Produit

Action stagiaires :

1. Écoute active

Support pédagogique : écran

Action formateur :

1. Présenter les possibilités d'envoi de SMS : via la souscription d'un service auprès d'une plateforme SMS (ou via l'extension SMS)

Action stagiaires :

1. Écoute active

CLOCK Durée : 10 mn.

Action formateur : ⇒ Dans un créneau de temps max de 10 minutes, répondre à toute question portant sur les points abordés sur ce sujet dans le module 1A :

• Enregistrement des utilisateurs
• La gestion des messages-type (1a)
• Gestion des menus, boutons, widgets des utilisateurs
• La gestion des privilèges d'accès aux fichiers
• La gestion des privilèges d'accès aux pièces
• La gestion des autres privilèges de gestion

CLOCK Durée : 25 mn.

Action formateur :

1. Rappeler les fondamentaux du chargement des fichiers texte : la gestion des formats txt et csv avec un tableur, le choix d'un séparateur de rubriques, les différents formats de fichier texte, l'utilisation d'un programme d'édition de texte (Notepad, Notepad++, PSPad), l'utilisation du tableur rapide intégré à Gestan.

Action stagiaires :

1. Ecoute active

Support pédagogique : de chargement des inventaires

Action formateur :

1. Réaliser le chargement d'un inventaire produits

Action stagiaires :

1. Réaliser un chargement à l'imitation du formateur

Support pédagogique : écran de réaffectation des contacts

Action formateur :

1. Expliquer l'utilité et le fonctionnement de l'écran

Action stagiaires :

1. Ecoute active

Support pédagogique : écran de mise à jour des catégories de contact Action stagiaires :

- Expliquer l'utilité et le fonctionnement de l'écran

Action stagiaires :

1. Ecoute active

Support pédagogique : écran de mise à jour des champs paramétrables

Action formateur :

1. Expliquer le concept des champs paramétrables (et gestion en base)
2. Expliquer l'utilité et le fonctionnement de l'écran

Action stagiaires :

1. Ecoute active

Support pédagogique : écrans de gestion en masse des stocks

Action formateur :

1. Différencier les actions possibles : Apurer, Supprimer, Remettre à zéro
2. Procéder à la démonstration de ces trois actions

Action stagiaires :

1. Ecoute active

Support pédagogique : écran de gestion en masse des temps de travaux

Action formateur :

1. Expliquer : réaffecter, épurer (actions, intervention)
2. Réaffecter des interventions
3. Épurer des actions

Action stagiaires :

1. Ecoute active

Support pédagogique : écran de gestion en masse des écritures

Action formateur :

1. Expliquer le concept
2. Procéder à une réimputation d'écritures

Action stagiaires :

1. Ecoute active

CLOCK Durée : 20 mn.

Action formateur : ⇒ Dans un créneau de temps max de 10 minutes, répondre à toute question portant sur les points abordés sur ce sujet dans le module 1A :

• L'utilitaire de réindexation des fichiers
• L'utilitaire de mesure et d'optimisation des performances (volumétries importantes)
• L'outil d'audit des données
• La maintenance automatique mensuelle
• Transmettre des données au support technique
• Historique des modifications des fichiers sensibles

Support pédagogique : écran liste du journal des événements de l'application

Action formateur :

1. Expliquer les informations disponibles
2. Montrer les possibilités d'épuration dans le journal

Action stagiaires :

1. Ecoute active

Support pédagogique : écran d'importation, écran d'exportation

Action formateur :

1. Montrer rapidement le fonctionnement du processus

Action stagiaires :

1. Ecoute active

Support pédagogique : écran de forçage des IDs

Action formateur :

1. Expliquer les cas d'usage
2. Créer un devis en forçant un Id. Contrôler la création via la liste des devis, contrôler l'historisation via l'écran de gestion des historiques, et le journal des événements de l'application.

Action stagiaires :

1. Ecoute active

Support pédagogique : écran de gestion des connexions

Action formateur :

1. Réaliser le clônage de la base de test

☛ rappeler qu'une licence locale est dispo en Cloud, pour pouvoir faire des tests sur une copie locale des données d'exploitation

Action stagiaires :

1. Écoute active

Support pédagogique : écran de gestion des sessions, écran de gestion du réseau

Action formateur :

1. présenter l'écran de gestion du réseau, et la possibilité d'interdiction de connexion depuis une machine
2. présenter l'écran de gestion des sessions, et la possibilité de demande de déconnexion simple ou collective

Action stagiaires :

1. Ecoute active

Support pédagogique : écran de vérification des connexion

Action formateur :

1. Expliquer les nécessités de connexion pour Gestan : connexion HTTP pour la vérification de la version courante, communication MySQL pour la gestion des licences, des interventions de support
2. Expliquer les causes les plus courantes de non-fonctionnement (pare-feu, antivirus)

Action stagiaires :

1. Ecoute active

Support pédagogique : écran

Action formateur :

1. Expliquer le concept de la compilation dynamique et l'utilité de ce concept
2. Exécuter une procédure dynamique (par exemple pour modifier le poids dans une famille de produits), vérifier l'exécution, et le log dans le fichier d'événements

☛ la loi de finance 2018 ne permet plus l'exécution directe de procédures cryptées

Action stagiaires :

1. Ecoute active

CLOCK Durée : 10 mn